Pour faire simple, la numérisation est ce que l’on appelle la conversion d’un signal analogique en un signal numérique. Les termes peuvent paraître compliqués, mais c’est juste transformer en données tous les types de documents analogiques allant du papier aux microformes, sans parler des photographies, des cassettes magnétiques vidéos ou bien audios ou encore des films. Pour information, les microformes comprennent les microfiches, les microfilms ainsi que les plaques de verre. Les gens se posent sûrement la question de savoir quels sont les apports de cette numérisation de données. Il faut dire que c’est toute une opération de dématérialisation sur support papier que représente le scan des données. Les bénéfices d’une numérisation sont nombreux. En effet, il est question d’avoir une simplification des échanges de données, mais également une diminution des coûts qui sont reliés au stockage de documents. Bien entendu, les avantages ne s’arrêtent pas là, il est également question d’une facilité des recherches de documents ainsi que la rapidité d’information que donne la numérisation des données.

Les travaux de numérisation de données consistent donc en l’extraction de l’essentiel que contient un document donné. Bien entendu, la numérisation ne veut pas forcément dire obtenir une copie exacte du document original. Pourquoi ? Tout simplement parce que certaines caractéristiques de ce document original peuvent être perdues ou bien jugées superflues lors de la numérisation en données. Bien sûr, une numérisation permet de procéder en premier lieu à la reconnaissance du contenu du document en question. La seconde utilité est bien entendu de pouvoir en faire une copie, ainsi que de stocker ledit document. La numérisation permet également de procéder à l’indexation du dit document, et bien entendu d’en faire une recherche plus facile. La numérisation ne s’arrête pas aux textes seuls comme il a déjà été dit, mais cela concerne également les images, les graphes, les sons ainsi que les vidéos. L’usage de matériels adapté se fait selon la situation.