BpoAction, la meilleure solution offshore à Madagascar
NOS SOLUTIONS
La Gestion Administrative
Gestion de flux des commandes
Les activités des sociétés offshore madagascar se sont développées au fil du temps et ont donné la possibilité de déléguer des branches d’activités encore plus diversifiées au sein d’une entreprise. Parmi ces activités il y a la gestion des commandes qui est une activité clé mesurant l’efficacité dans la relation de l’entreprise avec ses partenaires.
Présentation de la gestion des flux de commandes
La gestion des commandes commence lorsque la clientèle passe une commande ou que l’entreprise émet une commande auprès d’un fournisseur extérieur et s’achève lorsque le produit ou le service est délivré. Cette opération vise à coordonner l’ensemble de la collecte de commandes, de la disponibilité des services et des produits, de la visibilité des stocks et de la livraison
Processus de gestion
des flux de commandes
L’entreprise peut se décharger de la paperasse administrative liée à la charge des commandes clients et fournisseurs. Externaliser des activités de grande envergure qui pourraient compromettre la bonne exécution et la bonne marche de l’entreprise est un choix décisif et également une prise de risques. Afin de donner un service de qualité et des prestations liées aux directives de l’entreprise, le télé secrétaire se doit d’optimiser les étapes de gestion de flux de commandes.
Concernant les commandes clients, les activités d’externalisation passent par la réception des informations des dossiers clients de l’entreprise, après être entrées directement en contact avec les clients, les commerciaux délèguent l’opération de passation de commande, les tâches administratives liées à la transaction, la validation des commandes, et la divulgation des documents nécessaires à la mise en sortie des produits et des services. L’assistant virtuel vérifie la solvabilité du client pour des commandes importantes, il vérifie les conditions liées à la commande et les quantités tout en validant les informations et demandant les possibilités de l’entreprise. Il enregistre ensuite la commande et émet un accusé de réception à l’entreprise.
Le traitement des commandes fournisseurs à distance débute de la réception des dossiers des fournisseurs, puis s’enchaîne la demande d’achat ou l’émission d’appel d’offres, la transmission des bons de commande aux services internes de l’entreprise et la prise en charge des annulations. L’assistant virtuel peut également traiter les factures et les avoirs afin d’alléger les activités de l’entreprise.
L’assistant virtuel utilise des outils appropriés pour effectuer le suivi des commandes. En ce qui concerne les clients, il peut même créer un dossier où il pourra faire voir à l’entreprise les détails de la commande comme la date de passation de commande, la date de traitement de la commande, la date de transaction et la date de livraison. Pour les fournisseurs, il peut faire interagir le logiciel de traitement de comptes fournisseur pour suivre le paiement des fournisseurs et la conformité des marchandises et de leur livraison.
Caractéristiques d’une bonne gestion de commandes efficace
Le métier de gestionnaire administratif n’est pas aisé et doit contenir des compétences aiguisées pour ce faire. La gestion des commandes est un processus qui nécessite de la rigueur. Il faut qu’elle soit
- visible pour afficher la chaîne d’approvisionnement et séparer les problèmes,
- flexible pour pouvoir analyser les commandes en éléments de travail unique et efficace pouvant être transportés vers les systèmes de l’entreprise,
- cohérente pour vérifier les informations des commandes et réduire le risque d’erreur en stock mis à jour pour donner une image réelle de l’exploitation de l’entreprise.
ITF 95 Bis Ambaniala
Antananarivo 102
MADAGASCAR
RCS N°: 2013B00285
Antananarivo 102
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RCS N°: 2013B00285