Externaliser une partie de son activité peut permettre à une entreprise de gagner du temps, d’accéder rapidement à des compétences spécialisées et de concentrer ses ressources internes sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Mais les résultats d’un projet d’externalisation dépendent en grande partie d’un élément : le choix du prestataire BPO.

Relation client, téléprospection, saisie de données, gestion administrative, rédaction web ou back-office : confier ces activités à un partenaire externe implique de lui donner accès à une partie du fonctionnement de l’entreprise et, parfois, à certaines données clients.

Le prix ne peut donc pas être le seul critère de décision. Un bon prestataire BPO à Madagascar doit être capable de comprendre les objectifs de son client, constituer une équipe adaptée, respecter les procédures et fournir une visibilité suffisante sur le travail réalisé.

Chez BPOAction, nous accompagnons des entreprises dans différents projets d’externalisation depuis Madagascar. Nous savons qu’une collaboration réussie ne repose pas uniquement sur les économies réalisées : elle dépend également de la qualité, de la communication, de la stabilité des équipes et de la capacité du prestataire à évoluer avec les besoins de son client. Voici les principaux critères à examiner avant de sélectionner votre partenaire.

Qu’est-ce qu’un prestataire BPO ?

BPO signifie Business Process Outsourcing. Le principe consiste à confier tout ou partie d’un processus métier à une entreprise externe spécialisée. Selon les besoins, l’externalisation peut concerner :

• la gestion de la relation client ;
• les appels entrants et sortants ;
• la téléprospection ;
• le service après-vente ;
• le traitement des e-mails ;
• la saisie de données ;
• la gestion documentaire ;
• le back-office ;
• certaines tâches administratives ;
• la rédaction de contenus web ;
• la modération ;
• la conception graphique.

L’entreprise cliente conserve la maîtrise de sa stratégie et définit les résultats attendus. Le prestataire apporte les collaborateurs, l’organisation et les compétences nécessaires à la réalisation des missions.

Chez BPOAction, notre activité couvre notamment la relation client, le traitement de données, la gestion administrative, la rédaction web SEO, la modération, la conception graphique et différentes prestations BPO sur mesure.

Pourquoi choisir un prestataire BPO à Madagascar ?

Madagascar s’est progressivement développé comme destination d’externalisation pour les entreprises francophones. La langue française constitue naturellement un élément important, notamment pour les missions de relation client, de rédaction ou de gestion administrative. Mais le recours à un prestataire BPO à Madagascar ne doit pas être motivé uniquement par une recherche de réduction des coûts.

Il peut également répondre à plusieurs objectifs :

• augmenter sa capacité de production ;
• renforcer une équipe pendant une période de forte activité ;
• disposer de compétences spécifiques ;
• externaliser les tâches chronophages ;
• améliorer la disponibilité du service client ;
• développer une activité sans recruter immédiatement en interne ;
• mettre en place une équipe dédiée.

Le choix du partenaire reste cependant déterminant pour transformer ces avantages potentiels en résultats concrets.

1. Vérifier l’expérience du prestataire BPO

Le premier élément à étudier est naturellement l’expérience. Depuis combien de temps le prestataire exerce-t-il ? Sur quels types de missions intervient-il ? Dispose-t-il d’une véritable organisation ou simplement de quelques collaborateurs indépendants ?

Une entreprise BPO expérimentée doit être capable d’expliquer clairement :

• les missions qu’elle maîtrise ;
• son processus de démarrage ;
• la manière dont elle forme ses collaborateurs ;
• son organisation managériale ;
• ses méthodes de contrôle qualité ;
• son système de reporting.

L’ancienneté ne garantit pas à elle seule la qualité, mais elle constitue un indicateur de stabilité. BPOAction intervient dans les prestations d’externalisation et de BPO à Madagascar depuis 2014 et propose des projets standards aussi bien que des prestations personnalisées.

2. Examiner les domaines d’expertise

Tous les prestataires BPO ne possèdent pas les mêmes compétences. Certains sont principalement spécialisés dans les centres d’appels. D’autres sont davantage orientés vers la saisie de données, la modération ou le marketing digital. Il faut donc commencer par définir précisément les tâches que vous souhaitez externaliser. Pour un projet de relation client, recherchez par exemple une expérience dans :

• l’accueil téléphonique ;
• le traitement des e-mails ;
• le SAV ;
• les réclamations ;
• l’assistance ;
• la fidélisation.

Pour un projet de back-office, l’expertise recherchée pourra davantage concerner :

• la saisie ;
• le contrôle de données ;
• la gestion documentaire ;
• la mise à jour de bases ;
• la gestion administrative ;
• le traitement de commandes.

Plus la mission est spécialisée, plus il est important de vérifier que le prestataire possède les compétences correspondantes.

3. Ne pas choisir uniquement en fonction du prix

Le coût représente évidemment un critère important dans une décision d’externalisation. Mais sélectionner systématiquement l’offre la moins chère peut se révéler contre-productif. Une prestation très peu coûteuse peut entraîner :

• une formation insuffisante ;
• un encadrement limité ;
• des erreurs fréquentes ;
• un turnover important ;
• des délais non respectés ;
• une charge de contrôle supplémentaire pour l’entreprise cliente.

Le coût réel doit donc être évalué en fonction du résultat obtenu. Supposons que deux prestataires proposent des tarifs différents. Le premier est moins cher mais nécessite de nombreuses corrections. Le second coûte légèrement plus, mais fournit un travail exploitable immédiatement. Le deuxième peut finalement présenter un meilleur retour sur investissement.

Nous recommandons donc de comparer le rapport qualité-prix, plutôt que le prix seul.

4. Évaluer la qualité de la communication

Une collaboration BPO implique des échanges réguliers. Le prestataire doit être capable de comprendre rapidement les demandes, signaler les difficultés et transmettre les informations nécessaires. Avant même de signer un contrat, observez :

• le délai de réponse ;
• la précision des échanges ;
• la compréhension de votre besoin ;
• la qualité des questions posées ;
• la disponibilité de vos interlocuteurs.

Un prestataire qui répond simplement « oui » à toutes les demandes sans chercher à comprendre votre fonctionnement n’est pas nécessairement un bon signe. Un partenaire expérimenté doit parfois demander des précisions, identifier les risques ou proposer une organisation différente. La communication devient encore plus importante lorsque la mission évolue régulièrement.

5. Vérifier l’encadrement des équipes

Externaliser ne consiste pas seulement à disposer d’un opérateur ou d’un assistant. Il faut également savoir qui encadre cette personne. Le rôle du management est essentiel pour :

• répartir les tâches ;
• suivre la productivité ;
• vérifier la qualité ;
• accompagner les collaborateurs ;
• gérer les absences ;
• transmettre les nouvelles instructions ;
• corriger rapidement les difficultés.

Demandez donc au prestataire comment l’équipe sera organisée. Existe-t-il un responsable de projet ? Un superviseur ? Qui contacter en cas d’urgence ? Comment les performances sont-elles contrôlées ? Une structure claire facilite énormément le pilotage.

6. Examiner les dispositifs de suivi et de reporting

L’un des principaux freins à l’externalisation est la peur de perdre le contrôle. Cette inquiétude peut être fortement réduite grâce à un reporting adapté. Les indicateurs doivent être déterminés en fonction de la mission.

Pour un service client, ils peuvent inclure :

• nombre de demandes traitées ;
• délai de réponse ;
• taux de résolution ;
• nombre de dossiers en attente ;
• satisfaction client.

Pour une activité de saisie :

• volume traité ;
• productivité ;
• taux d’erreur ;
• respect des délais ;
• dossiers rejetés.

Pour une activité commerciale :

• appels effectués ;
• prospects contactés ;
• rendez-vous obtenus ;
• taux de transformation.

Chez BPOAction, le suivi régulier fait partie des principes mis en avant dans notre accompagnement, avec l’utilisation de statistiques permettant de suivre les missions réalisées.

7. Vérifier la confidentialité et la gestion des données

Un prestataire peut avoir accès à des informations sensibles :

• données clients ;
• contrats ;
• coordonnées ;
• commandes ;
• informations commerciales ;
• procédures internes ;
• documents administratifs.

La confidentialité doit donc être examinée dès le début du projet. Il est utile de vérifier :

• qui peut accéder aux informations ;
• comment les accès sont attribués ;
• quels outils sont utilisés ;
• comment les collaborateurs sont sensibilisés ;
• comment les accès sont supprimés en fin de mission ;
• quelles obligations sont prévues contractuellement.

Selon les données traitées et le pays du client, des obligations réglementaires supplémentaires peuvent également s’appliquer. La confidentialité fait partie des engagements présentés par BPOAction pour les missions confiées par ses clients.

8. Demander comment se déroule la formation

Même un excellent conseiller ne peut pas représenter correctement une entreprise qu’il ne connaît pas.

La formation est donc essentielle.

Avant le lancement, les collaborateurs doivent comprendre :

• l’activité de l’entreprise ;
• ses produits ou services ;
• ses clients ;
• ses procédures ;
• ses outils ;
• son vocabulaire ;
• son positionnement ;
• les situations nécessitant une escalade.

Pour une prestation de service client, ils doivent également connaître le ton de communication souhaité. Cette phase d’intégration permet au prestataire de devenir progressivement une véritable extension opérationnelle de l’entreprise cliente.

9. Évaluer la flexibilité du prestataire

Les besoins évoluent. Une entreprise peut commencer avec un seul collaborateur puis avoir besoin d’une équipe complète quelques mois plus tard. Elle peut également connaître des périodes de forte activité suivies de périodes plus calmes. Demandez donc au prestataire :

• s’il peut augmenter les effectifs ;
• quel délai est nécessaire ;
• s’il propose du temps plein et du temps partiel ;
• comment il gère les pics d’activité ;
• s’il peut ajouter de nouvelles missions.

BPOAction propose notamment la mise à disposition d’équipes dédiées à temps plein ou à temps partiel, ainsi que des prestations adaptées aux projets sur mesure.

10. Commencer par une phase pilote

Lorsqu’un projet est important, il n’est pas toujours nécessaire de transférer immédiatement l’intégralité de l’activité. Une phase de test permet d’évaluer concrètement le prestataire.

Commencez par exemple avec :

• une petite partie des demandes clients ;
• une catégorie de dossiers ;
• un collaborateur ;
• un volume défini ;
• une campagne ponctuelle.

Vous pourrez alors mesurer :

• la compréhension des consignes ;
• le respect des délais ;
• la qualité du travail ;
• la communication ;
• la capacité d’adaptation.

Cette période permet également au prestataire d’améliorer progressivement sa connaissance de votre activité. BPOAction propose actuellement une période de test permettant aux entreprises d’évaluer la collaboration avant un déploiement plus large.

11. Choisir un partenaire, pas seulement un exécutant

Une externalisation performante s’inscrit souvent dans la durée. Le meilleur prestataire n’est donc pas nécessairement celui qui exécute mécaniquement les consignes. Un véritable partenaire doit être capable d’identifier certaines difficultés et de suggérer des améliorations. Après plusieurs mois de collaboration, il peut par exemple remarquer :

• qu’une procédure provoque de nombreux contacts clients ;
• qu’une information manque fréquemment dans les dossiers ;
• qu’un type de réclamation augmente ;
• qu’une étape pourrait être simplifiée ;
• qu’une partie du processus pourrait être automatisée.

Cette remontée d’informations crée davantage de valeur pour l’entreprise.

Pourquoi choisir BPOAction comme prestataire BPO à Madagascar ?

Chez BPOAction, nous intervenons dans l’externalisation à Madagascar depuis 2014. Notre expertise couvre plusieurs domaines complémentaires :

• gestion de la relation client ;
• traitement de données ;
• gestion administrative ;
• rédaction de contenus web ;
• modération ;
• conception graphique et PAO ;
• externalisation de processus métiers ;
• mise à disposition d’équipes dédiées.

Cette diversité nous permet de construire des solutions correspondant au fonctionnement réel de chaque entreprise et de faire évoluer le périmètre lorsque les besoins changent. Nous accordons également une importance particulière au suivi, à la confidentialité et à la qualité du travail réalisé.

Notre objectif n’est pas uniquement d’exécuter une liste de tâches. Nous cherchons à construire une collaboration permettant à nos clients de déléguer leurs opérations chronophages et de recentrer leurs ressources internes sur leurs priorités stratégiques.

Prestataire BPO Madagascar : notre conclusion

Choisir un prestataire BPO à Madagascar ne doit pas se résumer à comparer plusieurs tarifs. Le succès du projet repose sur un ensemble de critères :

• l’expérience ;
• les compétences ;
• la qualité ;
• l’organisation ;
• le management ;
• la communication ;
• le reporting ;
• la confidentialité ;
• la flexibilité ;
• la capacité à accompagner la croissance.

Un bon prestataire doit également comprendre suffisamment votre activité pour devenir une véritable extension de vos équipes. Avant de vous engager sur un volume important, demandez des informations précises sur le fonctionnement de l’entreprise et privilégiez, lorsque cela est possible, une phase pilote. Chez BPOAction, nous pouvons étudier votre besoin, définir le périmètre à externaliser et constituer une organisation adaptée à vos objectifs.

Vous recherchez un prestataire BPO à Madagascar ? Contactez BPOAction pour nous présenter votre projet et demander un devis personnalisé.